Открыть меню

Положение об архивном отделе




УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Предгорного муниципального района

от 10.02.2016 года № 85

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации Предгорного муниципального района

 

  1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Предгорного муниципального района (далее — отдел) является структурным подразделением администрации Предгорного муниципального района (далее-администрация) без образования юридического лица, созданным администрацией для решения вопросов местного значения муниципального района в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти Предгорного муниципального района, действующих в соответствии с его Уставом, а также для решения задач по реализации полномочий, возложенных на администрацию в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом Ставропольского края от 28 июля 2005 № 35-КЗ «Об архивном деле в Ставропольском крае» и выполняющим  функции муниципального архива.

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами и нормативными правовыми актами  Российской Федерации, иными законами и нормативными правовыми актами Ставропольского края, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, Уставом Предгорного муниципального района, Положением об администрации Предгорного муниципального района Ставропольского края, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел имеет бланки установленного образца, штампы и печать со своим наименованием для заверения архивных справок, выписок и копий документов.

1.4. Положение об отделе утверждается постановлением администрации.

1.5. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации, комитетом Ставропольского края по делам архивов, органами местного самоуправления  муниципальных образований Предгорного района, государственными и муниципальными архивами, организациями-источниками комплектования отдела, иными организациями.

1.6. Финансирование и материально-техническое снабжение отдела, в том числе обеспечение отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, создание необходимых условий труда работникам, осуществляется за счет средств бюджета муниципального района. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ставропольского края (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном районе; реализации отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию документов Архивного фонда Ставропольского края).

  1. Основные задачи отдела

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Хранение архивных документов, принятых в отдел, в том числе архивных фондов сельских поселений и документов, отнесенных к собственности Ставропольского края.

2.2. Обеспечение сохранности и  государственный учет архивных документов, хранящихся в отделе.

2.3. Комплектование отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия.

2.4. Использование архивных документов, удовлетворение прав пользователей на архивную информацию, информационное обеспечение органов местного самоуправления, оказание муниципальных услуг по использованию архивных документов, относящихся к собственности Ставропольского края и временно хранящихся в отделе.

2.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений района, содействие организациям иных организационно-правовых форм собственности в сохранении, комплектовании, учете и использовании их архивов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ставропольского края.

2.6. Контроль за выполнением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда Российской Федерации и Ставропольского края, органами местного самоуправления Предгорного муниципального района, управлениями и отделами администрации с правами юридического лица и организациями законодательных и иных правовых актов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Правительства Ставропольского края, постановлений и распоряжений администрации  района в области архивного дела. 

     3.Функции отдела

3.1. Отдел осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в комитет Ставропольского края по делам архивов по установленным формам сведения о хранящихся  в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.2. Хранит на различных видах носителей документы Архивного фонда Российской Федерации:

3.2.1. Документы, относящиеся к муниципальной собственности и входящие в состав Архивного фонда Ставропольского края.

3.2.2.  Архивные фонды сельских  поселений.

3.2.3. Отнесенные к собственности Ставропольского края и временно хранящиеся в отделе в случае наделения органов местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями Ставропольского края  в данной области.

3.2.4. Личного происхождения, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.

3.2.5. По личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории Предгорного муниципального района.

3.2.6. Печатные, аудиовизуальные и другие материалы, дополняющие фонды отдела.

3.2.7. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые для осуществления практической деятельности.

3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

3.4.  В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными законодательными актами отдел взаимодействует с комитетом Ставропольского края по делам архивов по организационно-методическим вопросам.

3.5 Составляет список организаций-источников комплектования отдела, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы на хранение, согласовывает его с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) комитета Ставропольского края по делам архивов и утверждает постановлением администрации Предгорного муниципального района, ведет систематическую работу по уточнению списка.

3.6. Осуществляет проверки качества научно-технической обработки архивных документов в организациях-источниках комплектования и прием документов постоянного хранения и по личному составу.

3.7. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов учреждений, организаций и предприятий (далее -организаций), по организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных предприятий и учреждений Предгорного муниципального района, оказывает содействие организациям, независимо от их организационно-правовых форм собственности, в том числе:

3.7.1. Принимает участие в проверках состояния делопроизводства организаций-источников комплектования и организацию хранения документов постоянного хранения и по личному составу.

3.7.2. Рассматривает и согласовывает положения об архивах и экспертных комиссиях.

3.7.3. Рассматривает и представляет на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов поступившие от организаций описи дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования архивного отдела.

3.7.4. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования отдела.

3.7.5. Изучает и обобщает практику работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования, распространяет их положительный опыт.

3.7.6. Проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

3.7.7. Информирует администрацию Предгорного муниципального района, комитет Ставропольского края по делам архивов  о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле в Российской Федерации и законодательства Ставропольского края.

3.8. Информирует главу администрации района, организации и учреждения о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике, исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию.

3.9. Организует работу пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, использует документы для подготовки документальных выставок, для средств массовой информации и встреч с общественностью.

3.10. Ведет прием населения, исполняет социально-правовые запросы граждан, тематические запросы учреждений, организаций, осуществляет выдачу архивных справок, копий и выписок из документов, заверенных надлежащим образом.

3.11. Своевременно и качественно рассматривает заявления, предложения и жалобы физических и юридических лиц, принимает по ним решения в пределах своей компетенции.

3.12. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов.

3.13. Предоставляет государственные и муниципальные услуги, в том числе в электронном виде, в соответствии с федеральными законами от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона  «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

  1. Права отдела

Отдел для решения своих задач имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в пределах своей компетенции необходимую информацию, аналитические материалы от отделов администрации Предгорного муниципального района, управлений, сельских администраций, учреждений, организаций, предприятий и юридических лиц, не входящих в структуру администрации Предгорного муниципального района Ставропольского края.

4.2. Ставить вопрос перед руководством администрации Предгорного муниципального района о применении дисциплинарных мер реагирования к лицам, допустившим нарушение сроков исполнения или неисполнения требований нормативно-правовых актов, относящихся к компетенции отдела.

4.3. Проводить семинары, совещания с привлечением руководителей и специалистов других отделов и структурных подразделений администрации Предгорного муниципального района по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.4. Принимать участие в подготовке и проведении заседаний, совещаний и семинаров, проводимых администрацией Предгорного муниципального района, участвовать в разработке мероприятий администрации Предгорного муниципального района Ставропольского края по вопросам развития района.

4.5. Вносить предложения в план работы администрации Предгорного муниципального района, совета Предгорного муниципального района.

  1. Организация деятельности отдела

5.1. Руководство отделом осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается главой администрации Предгорного муниципального района по согласованию с комитетом Ставропольского края по делам архивов.

5.2. Начальник отдела:

5.2.1. организует работу и руководит деятельностью отдела на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;

5.2.2. участвует в заседаниях администрации Предгорного муниципального района Ставропольского края, совещаниях у главы администрации Предгорного муниципального района Ставропольского края при рассмотрении вопросов, входящих в компетенцию отдела;

5.2.3. вносит в установленном порядке предложения о структуре и штатной численности отдела, назначении на должность и освобождении от должности работников отдела, повышении их квалификации, применении мер поощрения и дисциплинарного воздействия;

5.2.4. распределяет функциональные обязанности между работниками отдела, вносит в установленном порядке на рассмотрение и утверждение их должностные инструкции;

5.2.5. обеспечивает соблюдение работниками отдела служебной дисциплины и требований, установленных нормативно-правовыми актами и регламентами;

5.2.6. подписывает и визирует проекты правовых актов, проекты иных документов, подготовленные по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

5.2.7. осуществляет иные полномочия в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации,  законодательством Ставропольского края и нормативно–правовыми документами администрации Предгорного муниципального района;

5.2.8. обеспечивает немедленное (по телефону, факсу или лично) извещение руководства уполномоченного органа в области архивного дела при наступлении чрезвычайных ситуаций и по согласованию с главой администрации Предгорного муниципального района принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них уполномоченный орган в области архивного дела.

5.3. При смене начальника отдела прием-передача дел и документов проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации Предгорного муниципального района и комитета Ставропольского края по  делам архивов.

Акт приема-передачи утверждается главой администрации Предгорного муниципального района и представляется в комитет Ставропольского края по делам архивов.

5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой администрации Предгорного муниципального района в установленном порядке по согласованию с комитетом Ставропольского края по делам архивов.

 

© 2017 Архивный отдел администрации Предгорного муниципального района Ставропольского края · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Яндекс.Метрика